Behalten Sie den Überblick! Die 3 wichtigsten Fragen bei erfolgreichen Projekten!

Kennen Sie das auch? Voller Elan starten Sie mit Ihrem Team ein neues Projekt, doch irgendwie drehen sich alle immer im Kreis? Ergebnisse werden nicht klar kommuniziert und Teammeetings verlaufen nicht zufriedenstellend. Hier die 3 wichtigsten Fragen, die Sie sich in der Führung von Projekten immer wieder stellen müssen.

Wenn Sie Projekte richtig führen, dann sind auch Katastrophen nicht gefährlich. © Jürgen Fälchle/fotolia.com

Neulich war ich in einem Gewitter auf der Autobahn unterwegs, als es begann, wirklich stark zu hageln. Manche Autofahrer ließen sich nicht vom Wetter beindrucken – sie fuhren unbeirrt weiter. Andere wiederum fuhren sehr langsam weiter, die Scheibenwischer auf stärkster Stufe. Ein paar Fahrer sind aber auch rechts rangefahren. Sie wollten sich wegen der sehr eingeschränkten Sicht erst einmal einen Eindruck der Lage verschaffen. Interessant, dachte ich mir, genau wie im Arbeitsleben.

Rechts ranfahren – also innehalten, um die Lage zu überblicken, das ist auch im beruflichen Alltag oft von Vorteil. Besonders im Projektmanagement. Doch wie gehen Sie hier konkret am besten vor? Was können Sie tun, um nicht immer wieder viel Zeit in langwierige Besprechungen mit allen Beteiligten zu investieren?

Beginnen Sie mit drei grundlegenden Fragen:

1.       Welches sind die wichtigsten Ziele unseres Projektes?

Für jedes Projekt gibt es Ziele. Oft sind diese eher vage gehalten. So wird zum Beispiel besprochen „die Kundenzufriedenheit soll verbessert werden“, „Kosten sollen reduziert werden“, „das Projekt soll so schnell wie möglich umgesetzt werden.“

Hier fehlen exakte, messbare und verbindliche Zielangaben. Besser deshalb, Sie formulieren   „Die Zufriedenheit unserer Bestandskunden soll um 10 % gesteigert werden“, „im Bereich Logistik brauchen wir bis Jahresende eine Kostensenkung von 3%“ oder „die Marketingaktion für das neue Produkt soll bis Ende Februar umgesetzt sein.“

Sorgen Sie nun dafür, dass die Zielangaben allen Beteiligten bekannt sind. 

2.       Wer hat die Verantwortung? Wer ist für welche Umsetzungsschritte zuständig?

Wenn ich mit Teams arbeite, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten, bin ich oft erstaunt, wenn wir über Arbeitsabläufe sprechen. Immer wieder stellt sich heraus, dass niemand so genau weiß, wer welche Entscheidungen treffen soll und die Verantwortung hat. Nicht selten wird den Mitarbeitern nun erst bewusst, dass sie einfach losgelegt haben und davon ausgingen, alles wird sich schon irgendwie finden.

Achten Sie deshalb darauf, dass allen Mitarbeitern klar ist, wofür sie zuständig sind und wer welche Verantwortung übernimmt und wer was entscheidet.

3.       Habe ich im Vorfeld genug Zeit eingeplant? Sind wir bereit, loszulegen?

Sie sehen also - in jedem Projekt ist es sinnvoll, zu Beginn ausreichend Zeit in die Projektorganisation zu investieren. Für gut funktionierende Arbeitsabläufe ist es außerdem wichtig, dass die am Projekt beteiligten Mitarbeiter Zeit haben sich kennen zu lernen. Machen Sie deutlich, welche Aufgaben Sie aus welchem Grund an wen weitergeben, so dass klar wird, dass Sie die Stärken Ihrer Mitarbeiter kennen und wertschätzen.

Vielleicht gibt es bei Ihnen n Ihrem Unternehmen auch gerade Projekte, die nicht so laufen, wie Sie sich das vorstellen? Haben Sie das Gefühl, geplante Veränderungen dauern sehr lange? Oder neue Prozesse sollten eigentlich schon umgesetzt sein?

Dann nutzen Sie diese Fragen und kommen Sie so möglichen Fehlerquellen auf die Spur!

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg in Ihren Projekten und freue mich wenn Sie Ihre Erfahrungen mit mir teilen. Beratung @manuela-weinand.de

zurück