Das haben wir schon immer so gemacht!

Unternehmensprozesse optimieren

Nach meinem BWL-Studium startete ich als Trainee in einer Bank. In den ersten Wochen durchlief ich die verschiedenen Abteilungen, um das Unternehmen kennenzulernen. Von den erfahrenen Kollegen lernte ich viel. Aber immer wieder sah ich Arbeitsläufe, die ich nicht verstand: Im Kundenservice lernte ich: Jede Kontoeröffnung wird dreimal abgelegt. Das Original kommt in die Kundenakte, eine Kopie in den Ordner mit Kontoeröffnungsanträgen und eine dritte in einen weiteren Ordner - zur Sicherheit. Ich fragte nach, warum das so gehandhabt wird. Und die Antwort war – Sie ahnen es schon - „Das haben wir schon immer so gemacht.“

Strukturierte Abläufe und Routinen sind sinnvoll

So weiß jeder, was zu tun ist und vieles geht automatisch von der Hand. Wenn alles gut läuft und es keine größeren Probleme gibt, sind wir zufrieden und hinterfragen Unternehmensprozesse nicht großartig. Etwas betriebsblind sind wir nach einiger Zeit auch. Vielleicht erkennen wir Fehler, die sich einschleichen, gar nicht.

Gewohnte Vorgehensweisen machen den Arbeitsalltag einfacher und Veränderungen sind erst einmal unbequem.Trotzdem ist es wichtig, die gewohnten Wege gelegentlich zu verlassen. Vielleicht gibt es inzwischen bessere Möglichkeiten und ein Ablauf kann optimiert werden?

Die amerikanische Fluggesellschaft South-West Airlines machte den standardisierten, aber teuren Prozess des Auftankens von Flugzeugen so effektiv, dass ihr wirtschaftlicher Erfolg signifikant gesteigert wurde. Das Unternehmen stellte sich die Frage: Wie geht Tanken wirklich schnell? Ganz klar: Bei der Formel 1. So wurde eine ganze Reihe von Prozessverbesserungen angestoßen.

Ein gutes Veränderungsmanagement Ihrem Unternehmen – so funktionierts

Sie haben neue Mitarbeiter oder Praktikanten? Diese bringen eine neue Perspektive und einen frischen Blick mit. Holen Sie aktiv Feedback ein! Fragen Sie nach: „Was können wir Ihrer Meinung nach wie verbessern?“. Vielleicht sieht etwas von außen unlogisch aus, das für die „alten Hasen“ ganz selbstverständlich ist. Das bringt alle dazu, nochmal nachzudenken, welche Prozesse optimiert werden können.
Gehen Sie aufmerksam in Mitarbeiter- oder Teamgespräche, nehmen Sie Feedback ernst und werden Sie bei kritischen Anmerkungen hellhörig. Oft sind es gerade Reibungspunkte, die dabei helfen, Fehlern auf die Spur zu kommen.
Betreiben Sie immer wieder Benchmarking in der eigenen Branche und darüber hinaus: Wie arbeitet die Konkurrenz? Wie lösen Menschen in anderen Branchen ein ähnliches Problem? So entwickeln Sie neue und sinnvolle Herangehensweisen.
Hinterfragen Sie Arbeitsschritte und Routinen: „Wenn ich diesen Prozess heute neu planen würde, was würde ich verändern?“ Mit Abstand, Zeit und Ruhe erleichtern Sie so für sich und Ihre Mitarbeiter die Arbeit sinnvoll.
Zu Ihren wichtigsten Beratern gehören übrigens Ihre Kunden. Sie erleben Ihren Service und Ihre Dienstleistung und sehen genau, wo es nicht rund läuft. Kundenbeschwerden sind immer ein Anlass, um Routinen zu prüfen und zu verbessern.

Mit diesen Fragen analysieren Sie einen Prozess mit Ihrem Team

Welche guten Erfahrungen haben wir mit dieser Vorgehensweise?
Welche schlechten Erfahrungen haben wir damit gemacht?
Warum sind wir sicher, dass das so am besten funktioniert?
Was könnte man verbessern?
Was spricht für eine Änderung – und was dagegen?
Wie würden wir es machen, wenn wir es verändern müssen?

Sie wissen jetzt: Das geht besser! Dann ist die nächste Überlegung: Sind kleine Veränderungsschritte sinnvoll oder soll ein Ablauf besser völlig umgekrempelt werden?